Коротко: в конце дня разберите отложенные чеки, снимите X-отчёт и пересчитайте наличные, сверьте итоги эквайринга, затем нажмите «Закрытие смены» в РМК. 1С сформирует «Отчёт о розничных продажах», касса снимет Z-отчёт, после этого оформляют выемку. Смена не длиннее 24 часов.
Что понадобится
- 1С:Розница для Казахстана 2.2, 2.3 или 3.0 и подключённая онлайн-ККМ.
- Право кассира закрывать смену (или администратор рядом).
- Эквайринговый терминал, если принимаете карты.
1. Как разобрать отложенные чеки?
Что сделать: в РМК откройте отложенные чеки: пробейте, удалите или оставьте отложенными.
Что увидите: список отложенных пуст или осталось только то, что сознательно переносите.
Если не получилось: в 1С:Розница 3.0 смена не закроется, пока все отложенные за день чеки не обработаны; после закрытия отложенный чек отвязывается от смены и доступен на другой кассе.
2. Чем X-отчёт отличается от Z-отчёта и когда что снимать?
| X-отчёт | Z-отчёт | |
|---|---|---|
| Гашение | Нет | Да, обнуляет счётчики |
| Закрывает смену | Нет | Да |
| Сколько раз | Сколько угодно | Один раз в конце смены |
| Зачем | Проверить кассу, пересчитать наличные | Подвести итоги, закрыть смену |
Что сделать: перед закрытием снимите X-отчёт (отчёт о смене без гашения включают в настройках РМК) и пересчитайте наличные в ящике.
Что увидите: сумма в ящике = наличные по отчёту с учётом внесений и выемок.
Если не получилось: не сходится — ищите возвраты без чека, внесения и выемки без документа, продажи «мимо кассы».
3. Как сверить итоги по эквайрингу?
Что сделать: сверьте итоги на эквайринговом терминале и сумму оплат картой по 1С. В релизе 2.3.10.1 Розницы для Казахстана сверку итогов и печать последнего слип-чека вынесли в список чеков ККМ.
Что увидите: сумма карт по терминалу равна сумме карт в 1С.
Если не получилось: в 1С больше — оплату картой «пробили» наличными или наоборот; меньше — чек оплачен на терминале, но в 1С не завершён. Исправьте до закрытия.
4. Как закрыть смену?
Что сделать: в РМК нажмите «Закрытие смены». Альтернатива — «Продажи» → «Розничные продажи» → «Чеки»: выберите организацию, магазин, кассу ККМ — справа кнопки «Открыть смену», «Закрыть смену», «Внесение денег», «Выемка денег».
Что увидите: запустится помощник закрытия смены — он ищет ошибки оформления чеков (в 3.0 — чеки без фискального номера после сбоев оборудования). Затем формируется «Отчёт о розничных продажах», на ККМ снимается Z-отчёт.
Если не получилось: см. список причин ниже.
5. Что проверить в отчёте о розничных продажах?
- Сумма = Z-отчёт. Разница — ищите чеки без фискального номера или на другой кассе.
- Возвраты уменьшают выручку смены и оформлены чеками возврата.
- Отрицательные остатки — продали то, чего по учёту нет: поступление не проведено или пересорт.
- Виды оплаты — наличные, карта, смешанная — сходятся с кассой и терминалом.
Кто закрывает и кто правит. Разумная схема: кассир закрывает смену, но не редактирует отчёт о розничных продажах — в релизе 2.3.10.1 эту возможность у профиля «Кассир» убрали. В 1С:Розница 3.0 дату запрета изменений для отчёта о розничных продажах можно задать по каждой кассе: закрытую смену задним числом никто не поправит.
Итог дня по нескольким кассам — «Продажи» → «Розничные продажи» → «Сводные отчеты по кассовой смене» или из меню РМК.
6. Как оформить выемку наличных?
Что сделать: после закрытия смены нажмите в РМК «Выемка денег», выберите кассу, введите сумму. Создастся «Выемка денежных средств из кассы ККМ»; в «Финансы» → «Денежные средства» → «Приходные кассовые ордера» на закладке «Денежные средства к поступлению» выберите её и нажмите «Принять оплату».
Что увидите: приходный кассовый ордер в кассе предприятия. Движение денег по кассам — отчёт «Движения денежных средств в кассах ККМ по видам выручки» («Финансы» → «Отчеты по финансам» → «Денежные средства»).
Если не получилось: нужно оставить размен — для неполной выемки у пользователя должно быть право «Разрешить неполную выемку при закрытии смены» («Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Дополнительные права пользователей»).
Почему смена не закрывается: 8 причин
- Отложенные чеки → пробить, удалить или отметить в помощнике.
- Чеки без фискального номера → касса сбоила; удалить или пробить на оборудовании.
- Z-отчёт снят с кассы, а в 1С смена открыта → закрывали кнопкой на ККМ; в 3.0 программа проверяет состояние кассы и предупреждает. Правило: закрывать только из 1С.
- Наличные не сходятся → возвраты без чека, внесения без документа; по КоАП РК — предупреждение, при повторе штраф.
- Смена дольше 24 часов → касса блокирует чеки; закройте Z-отчётом и откройте новую.
- Нет права → у кассира не включено закрытие смены в настройках РМК.
- Чек на чужой кассе → при нескольких ККМ используйте «Выбрать кассу» (2.3.10.1).
- Устаревший драйвер ККТ → в Рознице для Казахстана 3.0.9.2 программа предупреждает, если драйвер снят с поддержки; обновите заранее.
С телефона
Как только отчёт о розничных продажах проведён, день есть в учёте. В TSD Expert владелец открывает «Отчёты» — 12 отчётов по данным 1С: сводка, продажи, валовая прибыль, ABC, неликвиды, дефицит. Без связи — за последние 6 месяцев.
Цифры удивили — проверьте полку: ревизия проблемной группы с телефона занимает полчаса.
Что дальше
- Отчёты — что руководитель видит на телефоне после закрытия смены.
- Как посмотреть остатки в 1С:Розница — чтобы отрицательные остатки не копились.
Коротко о главном
Как закрыть кассовую смену в 1С:Розница?
Нажмите «Закрытие смены» в рабочем месте кассира или «Закрыть смену» в списке чеков («Продажи» → «Розничные продажи» → «Чеки»). Программа сформирует «Отчёт о розничных продажах» и снимет на ККМ Z-отчёт.
Чем X-отчёт отличается от Z-отчёта?
X-отчёт — промежуточный, без гашения: показывает итоги смены и ничего не закрывает, его можно снимать сколько угодно раз. Z-отчёт — с гашением: подводит итоги, обнуляет счётчики и закрывает смену на ККМ.
Почему не закрывается смена в 1С?
Чаще всего остались отложенные или непробитые чеки, чек без фискального номера после сбоя, смена на кассе закрыта не из 1С или у кассира нет права закрывать смену. Помощник закрытия смены показывает причину.
Сколько может длиться кассовая смена в Казахстане?
По Правилам применения ККМ смена не превышает 24 часа с момента первого чека. При превышении касса блокирует выдачу чеков, пока смену не закроют Z-отчётом.
Что такое отчёт о розничных продажах?
Документ 1С, в который при закрытии смены собираются все чеки продажи и возврата. Он списывает проданный товар и отражает выручку по видам оплаты; пока он не проведён, продаж дня в учёте нет.
Когда продажи за день появятся в отчётах TSD Expert?
После того как 1С проведёт отчёт о розничных продажах и телефон обменяется с базой. Дальше 12 отчётов доступны на телефоне, без связи — за последние 6 месяцев.